Términos de Uso de la Inteligencia Artificial

Esta página desarrolla, con el nivel de detalle que exige la normativa aplicable en materia de inteligencia artificial (entre ella, el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial), lo que el apartado 11.6 de nuestra Política de Privacidad resume de forma breve. Aquí explicamos, función por función, dónde usa DentalPlanner la inteligencia artificial, qué datos trata, qué decisiones puede tomar y qué formación reciben las personas que la usan.

Si tienes cualquier duda que no quede resuelta aquí, escríbenos a info@dentalplanner.pro.

En resumen:

• La IA se presenta siempre como tal: al inicio de cada conversación se identifica por su nombre como asistente virtual de la clínica (apartado 5).
• La IA no tiene acceso a los datos clínicos del paciente (historial médico, alergias, medicamentos, tratamientos) — solo conoce su nombre y la información de su próxima cita (apartado 3).
• El teléfono y el correo electrónico del paciente se usan exclusivamente para la gestión de la relación con la clínica (comunicación por WhatsApp, confirmaciones y recordatorios de citas) — nunca para fines externos a la clínica ni se ceden a terceros (apartado 3).

1. Dónde usamos la IA en DentalPlanner

La inteligencia artificial de DentalPlanner es una funcionalidad de la propia aplicación, no algo que la clínica cliente contrata o configura con su propia cuenta de IA: DentalPlanner es quien elige, configura y paga el proveedor de IA para todas las clínicas de la plataforma. Ninguna clínica necesita (ni puede) conectar su propia clave de un proveedor de IA.

Las funciones concretas que usan IA son:

• Respuestas automáticas a pacientes por WhatsApp. Mientras una conversación esté en modo IA (el modo por defecto, hasta que el personal la toma manualmente), cada mensaje entrante de un paciente se responde de forma automática, sin que el personal revise la respuesta antes de enviarla.
• Reserva automática de citas. Cuando, dentro de esa misma conversación, la IA entiende que el paciente ha confirmado una cita, puede crearla directamente en la agenda (ver apartado 6).
• Sugerencias de actualización de las notas internas de la clínica. Periódicamente, la IA revisa si el contenido de referencia de la clínica (horarios, precios, políticas) parece desactualizado y, si es así, propone un cambio. La propuesta queda pendiente hasta que una persona del equipo la aprueba o la rechaza; nunca se aplica sola.
• Generación de palabras clave para las notas internas. Al crear o editar una nota, si el equipo no indica palabras clave, la IA sugiere algunas a partir del propio texto de la nota, para que el asistente de WhatsApp la encuentre cuando corresponda.
• Transcripción de notas de voz. Cuando un paciente envía un audio por WhatsApp, se convierte a texto antes de que la IA lo procese como parte de la conversación.

DentalPlanner no utiliza inteligencia artificial para el diagnóstico clínico, la planificación de tratamientos, la valoración del riesgo del paciente ni ninguna otra función de carácter médico. La IA solo interviene en la comunicación por WhatsApp y en la gestión de la agenda y las notas internas.

2. Qué IA utilizamos y su nivel de riesgo

Las funciones de texto (respuestas, sugerencias, palabras clave) utilizan modelos de lenguaje de terceros a través de OpenRouter, con la cuenta configurada en Retención de Datos Cero (ver apartado 3). La transcripción de voz se ejecuta, según la configuración elegida a nivel de la plataforma, con un modelo local (faster-whisper, alojado en nuestra propia infraestructura) o con la API en la nube de OpenAI (Whisper).

Ninguna de estas funciones se encuadra en las categorías de alto riesgo del Anexo III del Reglamento de IA (por ejemplo: selección de personal, acceso a servicios esenciales, valoración crediticia, aplicación de la ley, ámbito sanitario en cuanto dispositivo médico). Se trata de un sistema conversacional que responde mensajes y, dentro de márgenes acotados y reversibles, programa citas — una decisión operativa, no una decisión con efectos legales o de similar entidad sobre la persona. Por transparencia, DentalPlanner asume igualmente las obligaciones del artículo 50 del Reglamento (informar de que se interactúa con un sistema de IA e identificar el contenido sintético) — ver apartados 5 y 7.

3. Qué datos trata la IA

Según la función, la IA recibe:

• El historial reciente de la conversación de WhatsApp con el paciente (hasta los últimos 20 mensajes).
• Un bloque de contexto limitado sobre el paciente: únicamente su nombre, la fecha y el motivo de su próxima cita y el nombre del dentista asignado. Este bloque no incluye el teléfono ni el correo electrónico del paciente como texto, y nunca incluye historial clínico, alergias, medicamentos ni ningún otro dato médico almacenado en la ficha del paciente (ver apartado 4 sobre lo que el propio paciente escribe).
• El contenido de las notas internas y de los documentos de referencia que el personal de la clínica ha subido (horarios, precios, políticas de la clínica), en la parte relevante para la conversación.
• El audio del mensaje de voz, únicamente si la transcripción está configurada para usar el proveedor en la nube (ver apartado 2); si se usa el modelo local, el audio no sale de nuestra infraestructura.

El proveedor de IA (OpenRouter) tiene la cuenta configurada con Retención de Datos Cero (Zero Data Retention): las solicitudes se enrutan solo a servicios que no almacenan los datos enviados, y las opciones de entrenar o publicar modelos con esos datos están desactivadas. Como ya indica la Política de Privacidad, ningún dato de Google Calendar o Google Drive llega nunca a la IA.

Los únicos datos identificativos del paciente que DentalPlanner trata para poder prestar el servicio son su nombre, su teléfono (el número de WhatsApp desde el que escribe) y su correo electrónico. Su uso está limitado exclusivamente a la gestión de la relación con la clínica: identificar al paciente, comunicarse con él por WhatsApp y enviarle las confirmaciones y recordatorios de sus citas por correo. Ninguno de estos tres datos se utiliza para fines externos a la clínica (marketing de terceros, venta o cesión a otras entidades) ni se comparte fuera de DentalPlanner, salvo lo ya indicado en la Política de Privacidad.

4. Datos sensibles de pacientes y del equipo

La IA no tiene acceso a los datos clínicos del paciente. DentalPlanner diseña el contexto que recibe la IA para excluir deliberadamente los datos clínicos sensibles almacenados en la ficha del paciente (historial médico, alergias, medicamentos, tratamientos) — el único dato identificativo que ve, además de su nombre, es la información de su próxima cita (apartado 3); nunca su teléfono ni su correo. Esto es una decisión de diseño, no una promesa sobre lo que el paciente decida escribir: si un paciente incluye información de salud en su propio mensaje de WhatsApp (por ejemplo, «me duele desde hace una semana» o menciona una condición médica), ese texto forma parte de la conversación y, como tal, sí llega al proveedor de IA como cualquier otro mensaje — con la misma Retención de Datos Cero descrita en el apartado 3.

Como salvaguarda adicional, la propia IA está instruida para no responder preguntas clínicas (dolor, síntomas, sospecha de infección, qué medicación tomar, urgencias médicas) y transferirlas siempre a una persona del equipo en lugar de contestar ella misma — nunca diagnostica, nunca recomienda un tratamiento ni sugiere medicación. Esto reduce, pero no elimina, la exposición: para poder reconocer que un mensaje es de tipo clínico y decidir escalarlo, la IA necesariamente procesa ese mensaje primero.

Las notas internas y los documentos de referencia que sube el equipo son, por su naturaleza, contenido de la clínica (horarios, precios, protocolos) y no deberían contener datos personales de pacientes ni de empleados; recomendamos a las clínicas no incluir datos personales identificables en ese contenido de referencia.

5. Cómo interactúa la IA con las personas

La IA de DentalPlanner tiene dos tipos de relación con personas, según la función:

• Con pacientes: conversación directa por WhatsApp. La IA responde directamente a lo que el paciente escribe, sin que el personal intervenga mensaje a mensaje mientras la conversación está en modo IA, y puede confirmar una cita en su nombre (apartado 6).
• Con el personal de la clínica: asistencia interna — propuestas de notas que alguien del equipo debe aprobar, y sugerencias de palabras clave sobre contenido que el propio equipo redactó.

Al inicio de cada conversación, la IA se presenta explícitamente como tal — por ejemplo: «¡Hola! 😊 Soy Mara, tu asistente virtual de la clínica dental. ¿En qué puedo ayudarte hoy?» — conforme al artículo 50.1 del Reglamento de IA, que exige informar a la persona de que está interactuando con un sistema de IA. Esa presentación se hace una vez al inicio de cada conversación, no en cada mensaje individual; si en algún momento tienes dudas sobre si una respuesta concreta la generó la IA o una persona, puedes preguntarlo directamente en la propia conversación o escribirnos a info@dentalplanner.pro.

La IA también detecta automáticamente el idioma del paciente y continúa la conversación en ese idioma, y ante preguntas de tipo clínico (dolor, síntomas, medicación, urgencias) no responde ella misma: transfiere la conversación a una persona del equipo (ver apartado 4).

6. Toma de decisiones automatizada

Sí, hay un caso concreto en el que la IA actúa sin que una persona lo apruebe antes: la reserva de citas. Cuando, dentro de la conversación de WhatsApp, entiende que el paciente ha confirmado una cita, DentalPlanner valida automáticamente que el dentista exista y esté disponible, que no haya ya otra cita en ese mismo horario y que la fecha no sea pasada, y si todo es correcto, crea la cita directamente (si el paciente no tenía dentista asignado todavía, también se le asigna en ese momento).

Es una decisión de bajo impacto y completamente reversible: el personal de la clínica ve la cita en su agenda igual que cualquier otra y puede modificarla, reasignarla o cancelarla en cualquier momento, igual que si la hubiera creado una persona. No es una decisión con efectos legales, médicos ni económicos relevantes sobre el paciente, y por eso no la consideramos una decisión automatizada de alto riesgo en el sentido del Reglamento de IA — pero es real, y por eso la describimos aquí con el mismo detalle que cualquier otra.

El resto de funciones de IA descritas en el apartado 1 (sugerencias de notas, palabras clave) nunca actúan solas sobre datos que afecten a una persona sin que el personal de la clínica las revise o las haya generado él mismo.

7. Contenido generado por IA

Los mensajes de WhatsApp que recibe un paciente mientras la conversación está en modo IA están generados por inteligencia artificial, no escritos por una persona en ese momento — salvo que el personal haya tomado manualmente la conversación, en cuyo caso las respuestas a partir de ese punto las escribe una persona. La identificación se hace al inicio de la conversación (apartado 5: «Soy Mara, tu asistente virtual...»), no con una etiqueta en cada mensaje individual — el personal de la clínica, por su parte, siempre ve en su panel si una conversación está en modo IA o ha sido tomada por una persona.

Las notas internas y las palabras clave que sugiere la IA quedan siempre visibles como una sugerencia o una propuesta pendiente de aprobación (apartado 1) — nunca se presentan como si las hubiera escrito directamente una persona del equipo.

8. Formación y conocimiento del uso de la IA

Al contratar DentalPlanner, la clínica titular de la cuenta reconoce haber recibido la información necesaria para entender qué funciones de la aplicación usan inteligencia artificial, qué hacen y qué datos tratan — la que se describe en esta misma página — y es responsable de que las personas de su equipo que usan la aplicación (en particular, quienes gestionan las conversaciones de WhatsApp y aprueban o rechazan las propuestas de notas) conozcan también esta información antes de operar con esas funciones.

Para ello, DentalPlanner pone a disposición del personal de la clínica:

• Vídeos tutoriales por sección dentro de la propia aplicación (icono de ayuda visible en Conversaciones, Pacientes, Citas, Notas y el resto de secciones principales), que incluyen cómo funciona el modo IA y cómo tomar manualmente una conversación.
• Soporte directo por correo (info@dentalplanner.pro) o WhatsApp para cualquier duda concreta sobre el funcionamiento de la IA.

Recomendamos a cada clínica designar a la persona responsable de revisar periódicamente las propuestas de notas pendientes y de decidir cuándo una conversación necesita atención humana en lugar de la respuesta automática.

9. Cambios en esta página

Si añadimos una nueva función de inteligencia artificial, cambiamos de proveedor o modificamos qué datos trata alguna de las funciones descritas aquí, actualizaremos esta página con su nueva fecha de última actualización. Te recomendamos revisarla periódicamente, igual que la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones.

10. Contacto

Para cualquier duda sobre el uso de la inteligencia artificial en DentalPlanner, escríbenos a info@dentalplanner.pro o visita dentalplanner.pro.

Consulta también nuestra Política de Privacidad y nuestros Términos y Condiciones.